Dokumenten-Management: Vorlagen, Office und die zentrale Verwaltung

Die SharePoint Konferenz 2011 in Wien (vom 08.06.11 bis 09.06.11) ist gerade wieder erfolgreich über die Bühne gegangen. Wir waren mit dabei und konnten viele interessante Gespräche führen. In unserem Vortrag "Die Reise zur Enterprise Lösung: Dokumenten-Management, aber richtig!" sprachen wir über die Einbindung von SharePoint Sites und Bibliotheken in Office und insbesondere über die Möglichkeit der zentralen Dokumentvorlagen-Verwaltung am Beispiel SharePoint und Microsoft Word.

Von einigen Teilnehmern erhielten wir nachfolgend die Frage, wie denn diese Dokumentvorlagen, welche auf SharePoint verwaltet werden, direkt in Word verwendet werden können. Diese Information möchten wir nicht schuldig bleiben und fassen die Einrichtung der Umgebung und die Verwendung der Vorlagen nun in den wichtigsten Schritten zusammen.

Einrichtung, Administration der Vorlagen

Zunächst einmal muss ein Administrator in der Zentraladministration, genauer gesagt in der Verwaltung des Benutzerprofil-Service (User Profile Service), die "Links zu Office-Clientanwendungen veröffentlichen":

Hier hat der Administrator die Möglichkeit, diverse Links zu SharePoint Bereichen (wie z.B. Sites und Bibliotheken) auf die Clients der Mitarbeiter auszurollen. Siehe:

In diesem Fall interessiert uns insbesondere die Möglichkeit, spezielle Dokumentbibliotheken, in denen sich Office Dokumentvorlagen befinden, an die Office Clients der Mitarbeiter auszurollen. Darum setzt der Administrator in diesem Fall einen Link auf die SharePoint Dokumentbibliothek und wählt als Typ des Links "Dokumentbibliothek mit Vorlagensynchronisierung" aus (Hinweis: die Links können auch Benutzergruppen-spezifisch ausgerollt werden):

Damit werden in diesem Showcase folgende Vorlagen an die Office Clients ausgerollt:

Die Einrichtung der Umgebung ist abgeschlossen, wie sieht nun die Verwendung der Vorlagen aus?

Verwendung der Vorlagen in Office

Für die Verwendung der Vorlagen öffnet der Benutzer nun zunächst Microsoft Word, wechselt in die Backstage Ansicht und wählt "Neu":

Dort können nun unter SharePoint Templates jene Bibliotheken ausgewählt werden, in denen die Dokumentvorlagen enthalten sind - somit auch jene, die wir gerade nach obiger Anleitung eingerichtet haben. Wir wählen in diesem Fall die Vorlagenbibliothek "SharePoint Portal - Vorlagen" aus. Daraufhin stehen die Vorlagen zum Download zur Verfügung:

Wählt der Benutzer nun beispielsweise die Angebots-Vorlage aus und klickt auf Download, so lädt Word die aktuelle Dokumentvorlage aus der SharePoint Bibliothek und der Benutzer kann mit der Erstellung des Angebots beginnen.

Auf diesem Weg können Unternehmensvorlagen nun einerseits zentral in SharePoint verwaltet werden und andererseits von den Mitarbeitern direkt aus Office heraus geladen und verwendet werden.