Der Microsoft SharePoint 2010 Server bietet eine Basisplattform für eine Enterprise Suche für viele Unternehmen. Das wirkliche Potenzial kann man jedoch mit dem FAST Search Server for SharePoint 2010 ausschöpfen. So lassen sich mit der FAST Engine Suchportale bauen, die wirklich keine Wünsche mehr offen lassen.
HINWEIS: Vergessen Sie aber nie, dass viele Punkte in diesem Artikel Anpassungen und Erweiterungen sind, die sehr gut geplant werden sollten und müssen, meiner Meinung nach. Also nicht einschalten und loslegen, sondern Planen, Anpassen und Entwickeln, Testen und dann ab in den Echtbetrieb. Nur so lassen sich seriös Suchanforderungen mit SharePoint 2010 und den FAST Search Server Technologien realisieren. Ach ja, und Auswerten und lernen und laufend anpassen, sollte man wohl auch nicht vergessen ;) damit das auch wirklich dann einen Mehrwert hat ;)
Die Herausforderung: Das Suchergebnis ist entscheidend …
Jeder von uns kennt die gute alte “Search Box”, die uns täglich an verschiedensten Stellen zur Verfügung gestellt wird. “Sie” ist jedoch nur so gut, wie das, was sie uns dann als Ergebnis zur Verfügung stellt. Natürlich sollte eine “Search Box” auch eine entsprechende Search-Syntax unterstützen, die aber die wenigsten in SharePoint kennen oder gar nutzen.
Entscheidend ist somit ein entsprechendes Suchergebnis, das den Ansprüchen der Benutzer gerecht werden soll und unbedingt ein Querdenken erfordert. Es reicht nicht dem Benutzer “nur” Suchergebnisse mit Sortiermöglichkeiten zu “delivern”, viel mehr interessiert sich der heutige “Wissensarbeiter” dafür, wie einem so die “rundum” Informationen zum Suchergebnisinhalt präsentiert werden – und dies sollte unbedingt gut geplant sein!
Hätten Sie nicht auch gerne eine so richtig perfekte Suche?
Kein Problem mit den SharePoint 2010 Technologien und FAST natürlich ;) Es lassen sich wirklich beeindruckende Suchergebnisse mit Querinformationen zu deren Inhalte “bauen”, hier ein Beispiel mit den wichtigsten Basisfunktionalitäten:
So sehen Sie das “Verfeinern Panel” zur Linken indem der Benutzer nach diversen Metadaten der Ergebnisinhalte quasi “filtern” kann, z.B. “Zeig mir alle Vertragsdokumente” die in diesem Suchergebnis vorkommen. Welche Metadatenfelder hier als quasi “Filter” angezeigt werden sollen (z.B. Dokumenttyp, Author, uvm.) kann festgelegt werden. Auch die im Suchergebniss vorkommende Anzahl der Elemente wird in Klammer angezeigt, wie z.B. Vertrag (5) oder Rechnung (105).
Im mittleren Bereich dann die gefundenen Elemente mit “Thumbnail-Preview” und die Möglichkeit in den Dokumenten zu navigieren. Das Leben ist doch so schön ;)
Natürlich kann man Dokumente auch im Web öffnen und bei Bedarf diese auch im Web verändern (light Editing), auch wenn Sie kein Microsoft Word z.B. auf Ihrem Rechner installiert haben. Auch das gleichzeitige Arbeiten auf ein und dem selben Dokument ist möglich :) echt brauchbar, wie ich find :) die neuen Microsoft Office WebApps in Zusammenspiel mit den SharePoint 2010 Technologien.
Natürlich gibt es auch so Themen wir Phonetische-Suche oder “best Bets”, das z.B. Videos zu den gesuchten Begriffen rechts angezeigt werden und vieles mehr. Und externe Quellen (Fileserver, PublicFolder, ERP-Daten, uvm.) können ebenfalls als Suchergebnis-Element angezeigt werden, sofern diese eben vorher vom SharePoint 2010 entsprechend indiziert wurden.
Klingt doch nach einer perfekten Suche, oder gibt es da noch mehr Möglichkeiten?
Querdenken ist gefragt: High-End Design für eine Suche mit SharePoint 2010 und FAST, perfekter als perfekt
Individualität ist gefragt. Jedes Unternehmen hat ganz spezielle Anforderungen an Suchergebnisse und eine Unternehmens-Suche. Je mehr man sich damit beschäftigt und sich überlegt, wie Querverbindungen einem “Wissensarbeiter” helfen können, desto mehr kann ein Unternehmen produktiver in der Verarbeitung von Informationen werden, d.h. dass eine Suche gezielt an ein Unternehmen und dessen Funktionsweise angepasst werden kann und so individuell einen Mehrwert für das Suchen nach Wissen im Unternehmen darstellt.
Hier ein Beispiel eines erweiterten Suchportals …
Schaut eigentlich gleich aus, wie das Standard-Beispiel weiter oben, oder doch nicht?
DAS “ANDERE” PANEL ZUM VERFEINERN DES SUCHERGEBNIS
Wenn man “genau schaut”, erkennt man erst wirklich das Potenzial dieser angepassten Suche:
Das “Verfeinern Panel” sieht man ganz oben und sogar schön gruppiert in “kateikarten” Format, sehr praktisch um aus dem “Menü” zur Selektion des Suchergebnisses zu wählen. So kann man mal schön zum Einkreisen beginnen oder sortieren (auf der rechten Seite unten sichtbar). Aber das ist nicht alles …
MERHWERT DURCH “LIVE” AUSWERTUNG UND PRÄSENATION DES SUCHERGEBNIS
Linker Bereich: Wäre es nicht schön, wenn man zum Suchergebnis gleich auch ein paar Auswertungen erhält, vielleicht auch ein bisschen Statistik dazu ;) Kein Problem mit FAST und SharePoint 2010, denn mit Anpassungen kann man einfach mehr aus seiner Suche heraus holen. Auch die Benutzer oder Kollegen anzuzeigen, die mit dem gesuchten und gefundenem in Bezug stehen (z.B. weil Sie auf einem Gebiert Experten sind) können angezeigt werden. Auch deren Online-Status ist denkbar ;)
Und so ein kleines “Action-Menü” wo man gleich passend zum Suchergebnis vielleicht Aktionen ausführen kann, das ist genau das, was ich meine: Machen Sie doch mehr aus Ihrem Suchergebnis und nutzen Sie “Querverbindungen” …
MEHRWERT DURCH INTEGHRATION VON LOB-DATEN IM SUCHERGEBNIS
Nehmen wir mal an, Sie suchen nach einem Kunden und finden diesen und z.B. alle Rechnungen zum Kunden. Wäre es nicht fein, wenn man gleich alle Daten aus dem CRM-System oder anderen LOB-Systemen zum Kunden im Suchergebnis anzeigen könnte. So erhält man im Suchergebnis z.B. gleich die Info, wann zuletzt angerufen wurde oder ob die letzte Rechnung bezahlt wurde. Mit SharePoint 2010 und FAST kann man solche Szenarien verwirklichen, wie Sie im u.a. Screenshot sehr schön sehen können …
Zusammenfassung: Ein geplante Suche, bietet erst den Mehrwert …
SharePoint 2010 und FAST können viel, das wissen wir, aber diese Plattformen nutzen nur dann etwas, wenn alles auch sauber geplant und konzipiert wurde. Die Technik ist mittlerweile sehr ausgereift und realisieren kann man viel. Wer aber glaubt, dass man nur die Technik installieren muss um dann eine professionelle Suche zu haben, irrt. Wenn man sich ein Auto kauft, werden die Straßen sich nicht selber “bauen”. Die Infrastruktur muss auch hier sauber geplant werden, damit diese benutzt werden kann und einen echten Mehrwert bringt. So ist es auch mit SharePoint 2010 und dem FAST Search Server for SharePoint … wir haben z.B. bei einem großen Energielieferanten eine Call-Center Applikation mit SharePoint gebaut, die eigentlich nichts anderes als eine professionelle Suche ist ;) ein echter Mehrwert, oder?
LG
Nahed Hatahet