Neuigkeiten in SharePoint Designer 2010, Teil 1: Websiteverwaltung, Webdesign, Listenverwaltung

Dieser Artikel ist der erste Teil einer zweiteiligen Artikelserie, die neue Funktionen von SharePoint Designer 2010 behandelt. SharePoint Designer 2007 war ja funktional gegenüber FrontPage 2003 stark beschnitten. Viele administrative Tätigkeiten, die mit FrontPage 2003 noch möglich waren, konnten in SharePoint Designer 2007 nicht mehr ausgeführt werden. Stattdessen musste man die meisten dieser Tätigkeiten über das nicht immer effiziente Web-Interface von SharePoint ausführen. SharePoint Designer hingegen ist ein vollwertige Administrationswerkzeug für SharePoint-Websites. Aber lassen Sie mich die Geschichte von Anfang an erzählen…

Leider kann ich aufgrund von Geheimhaltungsabkommen diesmal nicht so viele Screenshots präsentieren. Ich hoffe, dass die Informationen trotzdem wertvoll sind. Wie immer ist zu beachten, dass alles Informationen zu SharePoint 2010 derzeit noch hoch-spekulativ sind und dass das gesamte Softwarepaket am Ende des Tages auch eine neue Version von Notepad sein könnte. :-)

Websites verwalten

Wie die anderen Office 2010 Anwendungen hat der SharePoint Designer auch die neue "Backstage View". Der Screenshot zeigt, die SharePoint Designer aussieht, wenn er gestartet wird. Er kann also dazu verwendet werden, neue Unterwebsites zu erstellen. Die Site Templates schauen noch etwas dünn aus, die Liste wird bis RTM sicher noch üppiger. Interessant ist, dass SharePoint Designer nach dem Willen von Microsoft in Zukunft auch stärker von Endanwendern eingesetzt werden soll, vor allem um die "My Site" anzupassen.

Die Site kann nun auch weitgehend mit SharePoint Designer administriert werden. So können Benutzer zur Site mittels SharePoint-Designer hinzugefügt werden und Berechtigungen erhalten. Auch Gruppen, Berechtigungsstufen, Zugriffsanforderungen und die Vererbung lassen sich direkt im Designer bearbeiten. Viele Site-Optionen lassen sich direkt in SharePoint Designer einstellen. Ein Button bringt Sie schnell zu den Websiteeinstellungen im Browser, sodass auch die exotischsten Funktionen nur einen Klick entfernt sind. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn Features von Fremdherstellern aktiviert wurden, die natürlich meist nicht von SharePoint Designer unterstützt werden.

Praktisch ist, dass fast alle Elemente (Listen, Bibliotheken und sogar Workflows) mit entsprechenden Berechtigungen mit nur einem Klick global als Vorlage gespeichert werden können. Diese Vorlagen können dann ganz einfach in anderen Sites wiederverwendet werden.

Endlich hat auch SharePoint Designer zu den anderen Office-Anwendungen aufgeschlossen und die Versionsgeschichte von Dokumenten und anderen Elementen lässt sich nun ohne Umweg über den Web-Browser einsehen. Doch damit nicht genug, auch das Wiederherstellen und Löschen alter Versionen ist möglich. Die Versionierungseinstellungen lassen sich natürlich auch direkt im Designer bearbeiten. Leider scheint es immer noch keine Möglichkeit zu geben, die Versionen inhaltlich zu vergleichen, wie das die anderen Office-Anwendungen schon längst können.

Allgemeine Funktionen für den Webdesigner

Cascading Style Sheets (CSS) sind ja für viele Web-Designer immer noch ein kaum beherrschbares Monster, speziell in SharePoint-Sites mit ihren mehreren Dutzend Styles, die sich überlagern und gegenseitig aufheben. Das neue Feature CSS Reports soll helfen, das Mysterium zu lösen, warum ein bestimmter Bereich einer Seite genau so aussieht, wie er eben aussieht und nicht so, wie der Designer das will. Die Positionierung von Elementen mittels CSS wird ebenfalls bequemer über entsprechende Befehle im Layout-Reiter möglich sein.

Ebenfalls hilfreich ist, dass sich viele HTML-Elemente wie Elemente, die das Seitenlayout steuern, Kommentare, versteckte Formularfelder, feste Leerzeichen, absolute Positionierungsmarken oder Skript-Blöcke nun ein- und ausblenden lassen. Dies sollte die Übersicht beim Editieren komplexer Seiten deutlich steigern.

Die Integration von SharePoint Designer mit anderen Office-Produkten wurde auch deutlich verbessert. Workflows lassen sich von Visio importieren und auch wieder nach Visio exportieren. Dies ist wichtig, weil man in Visio nicht alle nötigen Einstellungen vornehmen kann. Formulare für Listen und Bibliotheken lassen sich mit einem Klick nach InfoPath übertragen und dort mit fortgeschrittenen Optionen weiter bearbeiten.

Einfacher ist auch der Umgang mit Webparts geworden. Mussten bisher viele Einstellungen über den unübersichtlichen Webparteigenschaften-Dialog vorgenommen werden, sind wichtige Funktionen wie Rahmen, Titel oder Größe und mit nur einem Klick änderbar. Ähnlich einfach können die Einstellungen für Webpartzonen vorgenommen werden.

Arbeiten mit Listen, Bibliotheken und Inhaltstypen

Besonders froh bin ich, dass man nun wieder wie schon in Frontpage 2003 die meisten Listen- und Bibliothekseinstellungen direkt aus SharePoint Designer heraus vornehmen kann. Dazu gehört auch das Bearbeiten der Spalten. Dieser praktisch immer notwendige Schritt beim Design von Websites geht mit SharePoint Designer deutlich zügiger von der Hand als mit dem Web-Interface.

Gegenüber dem alten Frontpage 2003 geht SharePoint Designer 2010 sogar noch einen Schritt weiter: Nicht nur Listen und Bibliotheken können fast vollständig bearbeitet werden, sondern es können auch die so wichtigen Inhaltstypen direkt im Designer erstellt und bearbeitet werden, was deutlich übersichtlicher und einfacher ist als im Web-Interface. Ein solcher Inhaltstyp kann dann auch direkt aus dem SharePoint Designer heraus einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt werden – wieder einmal deutlich schneller und einfacher als über das Web-Interface (sagte ich das schon einmal?).

Auch die Website-Spalten lassen sich natürlich direkt aus SharePoint-Designer ohne Umweg über das Web-Interface bearbeiten. Nützlich finde ich, dass Spalten nun auch sehr einfach mit einem Schreibschutz versehen werden können, sodass diese nur mehr z. B. von Workflows geändert werden können.

Neu ist die Unterstützung für externe Listen. Das sind Daten, die nicht in SharePoint gespeichert sind, sondern in externen Datenbanken oder Webdiensten. Schon Office SharePoint Server 2007 unterstützte den lesenden Zugriff auf solche Daten mittels Business Data Catalog. Doch die Erstellung der dazu nötigen XML-Dateien war zeitaufwändig und erforderte viel Know-How. Dies ist nun mit dem neuen SharePoint Designer deutlich einfacher geworden. Die Entitäten lassen sich nun vollständig grafisch designen. Interessant ist übrigens, dass nun endlich auch Inhaltstypen mit externen Daten verbunden werden können. Neu ist, dass auf diese externen Daten nicht nur lesend, sonder auf Wunsch auch schreibend zugegriffen werden kann. Die dazu nötigen Formulare können natürlich auch mit SharePoint Designer bequem erstellt werden.

Listenansichten lassen sich nun direkt in SharePoint Designer erstellen, bearbeiten und verwalten. Dabei können jetzt auch fortgeschrittene und sogar bedingte Formatierungen auf Spalten oder Zeilen angewendet werden. Praktisch finde ich auch die neue Möglichkeit, Spalten zwar in der Ansicht zu haben, aber auszublenden. Dies ist z. B. praktisch, wenn es die Möglichkeit geben soll, nach dieser Spalte zu filtern (über einen anderen Webpart), diese Spalte aber dann aus Platzgründen nicht angezeigt werden muss. Wichtig ist, dass sich nun auch Berechtigungen für Listenansichten vergeben lassen. Obwohl dies wohl nicht vollständig verhindern kann, dass bestimmte Daten von Benutzern nicht eingesehen werden können, wird das in vielen Fällen wohl ausreichend sein. Auch die zur Liste gehörigen Formulare lassen sich nun ganz einfach bearbeiten.

Spannend finde ich, dass man den Ribbon, den Anwender sehen, wenn sie Elemente in Listen oder Bibliotheken bearbeiten können, ganz einfach in SharePoint Designer bearbeiten kann, um z. B. unerwünschte Funktionalitäten zu entfernen. Es lassen sich aber auch eigene, benutzerdefinierte Aktionen hinzufügen. Diese können z. B. die Daten des aktuellen Elements an einen Webdienst (z. B. mittels Querystring) übergeben, der dann z. B. eine Fahrtroute zum Kunden anzeigt.

Ausblick

In Teil 2 dieser kurzen Artikelserie berichte ich über die Neuerungen bei Datenansichten und Workflows. Stellen Sie also sicher, dass Sie diesen Blog regelmäßig auf Neuigkeiten prüfen. Am besten abonnieren Sie den RSS-Feed.